Môi trường văn phòng đề cập đến các điều kiện vật chất chung trong văn phòng làm việc và bao gồm các hạng mục như trang trí nội thất, đồ nội thất và đồ đạc, ánh sáng và thông gió, vệ sinh và sạch sẽ, an toàn và an ninh.
Mục đích chính của môi trường văn phòng là hỗ trợ nhân viên thực hiện công việc của họ với chi phí tối thiểu và đạt được sự hài lòng tối đa. Trong một văn phòng có nhiều người thực hiện các nhiệm vụ và hoạt động khác nhau. Tuy nhiên, không phải lúc nào cũng dễ dàng lựa chọn.
Không gian văn phòng và môi trường phù hợp. Môi trường văn phòng bao gồm toàn bộ môi trường làm việc của văn phòng. Môi trường văn phòng bao gồm nhiều khía cạnh khác nhau như địa điểm làm việc, điều kiện làm việc, giờ làm việc, thiết bị làm việc, cơ sở đào tạo, v.v.
Môi trường văn phòng ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng. Một nhân viên làm việc trong văn phòng không thể làm việc hiệu quả trừ khi được cung cấp đúng loại môi trường làm việc.
Các thành phần của môi trường văn phòng
Thuật ngữ “môi trường văn phòng” đề cập đến các điều kiện vật chất chung theo đó các hoạt động văn phòng được thực hiện. Các thành phần chính của môi trường văn phòng bao gồm:
Trang trí nội thất
Nội thất và đồ đạc
Chiếu sáng văn phòng
Thông gió văn phòng
Tiếng ồn văn phòng
Sạch sẽ, Vệ sinh và Sức khỏe
Sự an toàn
Bảo vệ
Trang trí nội thất văn phòng
Điều hòa màu sắc
Thảm trải sàn
Nội thất
Điều hòa màu sắc
Con người bị thu hút bởi màu sắc, bởi vì có một phẩm chất vật lý trong màu sắc kích thích cảm xúc. Một số màu sắc, khi được sử dụng trong sự kết hợp phù hợp, sẽ tạo ra hiệu ứng vui vẻ cho tâm trí con người. Một số kết hợp màu khác có thể tạo ra hiệu ứng ngược lại. Ví dụ: xanh dương, xanh lục
Thảm trải sàn
Trang trí nội thất sẽ không đầy đủ nếu không trải sàn đầy đủ. Một lớp phủ sàn phù hợp không chỉ làm giảm tiếng ồn mà còn tăng thêm vẻ đẹp cho văn phòng. Các lớp phủ sàn có thể bao gồm thảm, vải sơn, khối gỗ, đệm cao su hoặc bọt.
Nội thất
Nội thất bao gồm rèm cho cửa ra vào và cửa sổ và tấm phủ cho ghế, bàn, bộ sofa và tranh treo tường. Chúng mang lại vẻ khác biệt cho văn phòng và đóng vai trò là biểu tượng trạng thái cho nhân viên văn phòng. Chúng không chỉ trang trí cho văn phòng mà còn ngăn kính và ánh sáng quá mức từ ánh sáng tự nhiên hoặc nhân tạo.
Việc lựa chọn đồ nội thất cho văn phòng phụ thuộc vào các yếu tố chi phối việc lựa chọn lớp phủ sàn, như đã giải thích ở trên, chẳng hạn như khả năng tài chính, yêu cầu về khí hậu (ví dụ: vải dày hoặc rèm len được sử dụng trong mùa đông), dễ lau chùi và chi phí bảo trì, v.v. .
Nội thất và đồ đạc
Công việc văn phòng được thực hiện bởi các nhân viên văn thư, những người phải dành nhiều giờ III trong văn phòng mỗi ngày. Do đó, đồ nội thất phù hợp nên được cung cấp để giúp họ thực hiện nhiệm vụ một cách thoải mái, nhanh chóng và hiệu quả.
Thuật ngữ “đồ nội thất và đồ đạc” trong văn phòng bao gồm bàn làm việc, bàn, ghế, tủ, khay, almirahs, tủ và các phụ kiện và đồ đạc cần thiết khác như đèn bàn, giỏ đựng giấy vụn, giá đỡ điện thoại, giá để hồ sơ, v.v.
Các loại nội thất
Nội thất văn phòng thông thường được tìm thấy trong bất kỳ văn phòng hiện đại nào là bàn làm việc, bàn ghế. Thiết bị lưu trữ và hồ sơ, chẳng hạn như giá và tủ đựng hồ sơ, tủ khóa và tủ đựng hồ sơ cũng được gọi là nội thất văn phòng.
Nội thất văn phòng có thể được chia thành ba loại:
Nội thất điều hành
Nội thất mục đích đặc biệt
Đồ nội thất
Nội thất điều hành
Nội thất điều hành được làm phù hợp với sở thích của người điều hành có liên quan và được làm chủ yếu để xuất hiện. Mục đích chính là gây ấn tượng với khách về uy tín và tầm quan trọng của người sử dụng nó. Nội thất điều hành nói chung có chất lượng cao và được sử dụng trong. văn phòng tư nhân quan trọng hơn trong tổ chức. Không có kích thước tiêu chuẩn của bàn giám đốc hoặc bàn, bởi vì điều này phụ thuộc vào trạng thái của giám đốc điều hành và kích thước của căn phòng.
Nội thất mục đích đặc biệt
Nội thất có mục đích đặc biệt được thiết kế để sử dụng đặc biệt trong văn phòng như là bàn vẽ kỹ thuật, bàn cắt may,...
Đồ nội thất
Không gian sàn có thể được tiết kiệm bằng cách sử dụng đồ nội thất tích hợp hoặc đóng mở. Ví dụ, almirahs được xây dựng trong hốc tường với veneer gỗ nhựa nhiều lớp có thể chịu được xử lý thô và không bị trầy xước. Chúng cũng ngăn bụi tích tụ trên dũa.
Ngoài một chiếc bàn phù hợp và một chiếc ghế thoải mái, nhân viên văn phòng cũng cần một số đồ đạc khác để thực hiện các hoạt động của họ một cách hiệu quả. Những thiết bị cố định này bao gồm đèn bàn, giỏ đựng giấy vụn, giá đỡ điện thoại và các vật dụng linh tinh khác, chẳng hạn như giá đỡ bút chì, đệm ghim, con dấu, miếng mực, thùng rác, v.v.
Chiếu sáng văn phòng
Ánh sáng có lẽ là quan trọng nhất của môi trường văn phòng. Hầu như mọi công việc được thực hiện trong văn phòng đều cần có ánh sáng phù hợp. Không thể có công việc phù hợp được thực hiện mà không có đủ ánh sáng. Ánh sáng kém, hoặc ánh sáng mạnh với ánh sáng chói lóa, gây mỏi mắt, tinh thần mệt mỏi và khó chịu. Điều này dẫn đến sự chậm trễ, gián đoạn và sai lầm trong công việc văn phòng.
Do đó, việc cung cấp đủ ánh sáng là điều cần thiết để nhân viên thực hiện tốt công việc của mình. Hai yếu tố sau đây được coi là quan trọng đối với việc bố trí ánh sáng.
Cường độ ánh sáng: Phép đo ánh sáng phổ biến là foot-candle là lượng chiếu sáng cách ngọn nến tiêu chuẩn một foot. Thông thường, công việc đánh máy cần 150 foot cầy nến trong khi các hoạt động văn thư khác cần 70 đến 100 foot cầy thắp sáng. Văn phòng làm việc chủ yếu là công việc giấy tờ nên cần cung cấp đủ ánh sáng theo yêu cầu tiêu chuẩn.
Chất lượng ánh sáng: Chất lượng ánh sáng được coi là phù hợp nếu ánh sáng không bị chói và được khuếch tán đều trên khu vực được chiếu sáng. Độ sáng phải khá đồng đều thay vì thay đổi từ phần này sang phần khác của văn phòng. Bóng nên được giảm thiểu bằng cách chiếu sáng từ các nguồn khác nhau trong phòng.
Có hai nguồn ánh sáng trong văn phòng hiện đại:
Chiếu sáng tự nhiên
Chiếu sáng nhân tạo
Chiếu sáng tự nhiên
Ánh sáng tự nhiên hoặc ánh sáng ban ngày là dạng ánh sáng tốt nhất. Điều này vừa tiết kiệm lại vừa tốt cho sức khỏe của nhân viên. Nó ít gây mỏi mắt và giữ cho nhân viên tâm lý vui vẻ. Trong chừng mực có thể, nên sử dụng tối đa ánh sáng tự nhiên cho văn phòng.
Điều này có thể đạt được bằng cách:
Có cửa sổ lớn;
Sử dụng gương phản xạ bên ngoài;
Áp dụng màu sắc tốt hơn cho các bức tường, bảng, v.v;
Sắp xếp lại đồ đạc (ví dụ: bàn làm việc nên để gần cửa sổ, người làm công việc xếp hình và Các công việc làm căng mắt khác nên đặt gần cửa sổ);
Sử dụng các tấm kính khuếch tán để chuyển hướng ánh sáng trong các phòng cần ánh Sáng nhất (có thể sử dụng rèm cửa sổ tối màu quá sáng).
Mặc dù ánh sáng tự nhiên có giá trị riêng nhưng các văn phòng hiện đại không thể hoàn toàn phụ thuộc vào nó vì cường độ ánh sáng thay đổi theo thời gian trong ngày, điều kiện thời tiết, chiều cao của các tòa nhà liền kề, v.v.
Ở một số nơi, ánh sáng tự nhiên có thể hoàn toàn không có, hoặc khi có, có thể không đáng tin cậy. Do đó, hầu hết các văn phòng hiện đại kết hợp cả bố trí ánh sáng tự nhiên và nhân tạo.
Chiếu sáng nhân tạo
Ánh sáng nhân tạo có thể ở dạng đèn bàn cho từng nhân viên, hoặc bóng đèn treo trên trần nhà, hoặc lắp trên tường, hoặc bóng đèn huỳnh quang hoặc bóng đèn dây tóc.
Ánh sáng huỳnh quang được ưa chuộng hơn các loại ánh sáng khác trong văn phòng vì nó tạo ra ít nhiệt và ánh sáng chói hơn, kéo dài lâu hơn và tiêu thụ ít điện năng hơn. Quan trọng hơn, ánh sáng được phân bổ đều hơn.
Thông gió văn phòng
Thông gió trong văn phòng đề cập đến việc cung cấp không khí sạch và trong lành với lượng phù hợp, nhiệt độ và độ ẩm phù hợp (độ ẩm trong không khí). Theo quy định, văn phòng nên được thông gió tốt. Luồng không khí trong lành liên tục trong văn phòng làm giảm mệt mỏi.
Khi không có hệ thống thông gió thích hợp, các phòng trở nên ngột ngạt, đặc biệt là vào mùa mưa, gây buồn ngủ và buồn ngủ cho nhân viên. Hạn hán, đặc biệt là vào mùa hè khi gió nóng thổi qua, gây khó chịu cho nhân viên.
Cửa sổ, cửa ra vào và quạt thông gió phải được bố trí hợp lý để đảm bảo luồng không khí trong lành và luồng không khí cũ thoát ra liên tục. Có thể sử dụng quạt điện, quạt thông gió, quạt gió, máy lọc không khí để hút không khí tự nhiên, lọc bụi và khuếch tán không khí đều khắp văn phòng.
Hệ thống điều hòa không khí có thể được lắp đặt để loại bỏ các vấn đề về độ sạch, nhiệt độ, độ ẩm, tiếng ồn, v.v. Một ưu điểm lớn của điều hòa không khí là nó giữ nhiệt độ ở mức đồng đều quanh năm. Nó không chỉ đảm bảo thông gió tốt mà còn lọc không khí. Tuy nhiên, đó là một hệ thống tốn kém và người quản lý văn phòng phải cân nhắc những ưu và nhược điểm một cách cẩn thận trước khi cài đặt.
Các phương pháp sau đây thường được sử dụng để duy trì thông gió thích hợp:
Thông gió tự nhiên
Máy thở nhân tạo
Thông gió tự nhiên
Thông gió tự nhiên có thể đạt được bằng cách cung cấp đủ cửa ra vào, cửa sổ và quạt thông gió đúng loại ở đúng nơi. Chúng sẽ đảm bảo luồng không khí trong lành thường xuyên từ bên ngoài và không khí cũ từ bên trong. Thông gió tự nhiên có thể được tăng lên bằng cách cung cấp các quạt thông gió trên mái và các ống thông gió bên trong.
Thông gió nhân tạo
Thông gió nhân tạo có thể đạt được bằng cách sử dụng quạt điện, quạt thông gió, máy làm mát không khí, bộ lọc không khí, v.v.
Tiếng ồn văn phòng
Tiếng ồn văn phòng có thể được định nghĩa là âm thanh không mong muốn bên trong hoặc bên ngoài văn phòng. Những ảnh hưởng của tiếng ồn đối với hiệu suất của nhân viên bao gồm khó tập trung (do đó, sản lượng giảm), tỷ lệ mắc lỗi cao, tăng sự mệt mỏi và tinh thần thấp.
Ngay cả xích mích giữa các nhân viên cũng có thể bắt nguồn từ sự kích thích tinh thần do tiếng ồn gây ra. Do đó, người quản lý văn phòng đang cố gắng cung cấp một môi trường làm việc tốt phải chú ý đến các nguyên nhân gây ra tiếng ồn, bên trong cũng như bên ngoài và cố gắng kiểm soát điều tương tự thông qua một số bước tích cực.
Tiếng ồn bên trong
Tiếng ồn bên ngoài
Tiếng ồn bên trong
Các nguồn gây tiếng ồn bên trong là: cuộc trò chuyện, tiếng giấy sột soạt, tiếng ghế va vào sàn, tiếng lách cách của phím máy đánh chữ và việc sử dụng các thiết bị tạo tiếng ồn khác, tiếng chuông điện thoại, tiếng cửa di chuyển, tiếng quạt ồn ào, tiếng chuông gọi, hoạt động của nhà vệ sinh, và sự di chuyển của nhân viên và khách qua hành lang và lối đi. Các vấn đề về tiếng ồn bên trong nằm trong tầm kiểm soát của người quản lý văn phòng.
Tiếng ồn bên ngoài
Nguồn gốc của tiếng ồn bên ngoài là tiếng ồn từ các phương tiện đang di chuyển, máy móc, âm thanh đường phố, v.v. Phần lớn tiếng ồn đi vào văn phòng thông qua cửa ra vào và cửa sổ mở. Cách tốt nhất để tránh tiếng ồn bên ngoài là đặt văn phòng ở một khu vực yên tĩnh.
Sạch sẽ, vệ sinh và sức khỏe
Điều kiện vệ sinh có thể ảnh hưởng xấu đến sức khỏe của nhân viên và họ có thể gặp khó khăn khi thực hiện đúng nhiệm vụ của mình. Do đó, điều cần thiết là các phòng làm việc phải được giữ gọn gàng và sạch sẽ, không có mùi hôi và nhiễm trùng. Để kết thúc này, chất khử trùng nên được sử dụng. Tường, vách ngăn, trần nhà, cửa ra vào và cửa sổ phải được quét vôi, sơn hoặc đánh vecni ít nhất hai năm một lần.
Sự an toàn
Bên cạnh việc cung cấp các điều kiện làm việc thuận lợi trong văn phòng, người quản lý văn phòng cũng nên áp dụng các biện pháp phù hợp để đảm bảo an toàn cho tất cả nhân viên làm việc trong văn phòng. văn phòng. Điều này là do tai nạn có thể xảy ra ngay cả trong văn phòng vì nhiều lý do như:
Sàn nhà được đánh bóng cao và trơn trượt.
Sàn nhà và cầu thang đôi khi bị ướt do nước, xà phòng hoặc chất nhờn;
Sàn nhà được phủ bằng thảm rách hoặc lỏng lẻo;
Kéo dây điện thoại trên sàn nhà;
Rò rỉ điện;
Ánh sáng và thông gió kém;
Các cạnh sắc của thiết bị bằng gỗ và kim loại không được che phủ.
Bảo vệ
Một trong những chức năng quan trọng của văn phòng là lưu giữ và bảo quản tài liệu để tham khảo và sử dụng trong tương lai. Để đạt được mục đích này, tất cả các tài liệu và hồ sơ văn phòng phải được bảo mật thích hợp. Không được mang bất kỳ mẩu hồ sơ nào ra khỏi khuôn viên văn phòng mà không xin phép thích hợp.
Ở những nơi sắp xếp an ninh kém, luôn có khả năng bị trộm cắp, lấy đi trái phép hoặc phá hủy hồ sơ văn phòng. Để tránh những mối đe dọa như vậy, cần phải giữ các tài liệu quan trọng (biên lai gửi tiền, chứng thư quyền sở hữu, hối phiếu, sổ séc, tài liệu đăng ký, v.v.) trong két sắt văn phòng hoặc tủ khóa ngân hàng.
Nhân viên nên được yêu cầu chăm sóc các giấy tờ chính thức quan trọng. Họ phải chịu trách nhiệm về bất kỳ sự thất lạc hồ sơ nào do họ phụ trách. Các tổ chức hiện đại sử dụng bảo vệ ban đêm như một biện pháp an ninh đặc biệt. Các tổ chức quy mô lớn sử dụng bảo hiểm đảm bảo lòng trung thực để bảo hiểm rủi ro về sai phạm, gian lận và tham ô của nhân viên.
Các biện pháp bảo mật khác như tìm kiếm các báo cáo về hành vi của nhân viên từ những người đáng kính (được gọi là kiểm tra tham chiếu), yêu cầu bảo đảm tiền mặt từ nhân viên xử lý tiền mặt, v.v. đã trở nên khá phổ biến hiện nay.
Sau khi nhân viên được bổ nhiệm, họ nên được cấp chứng minh nhân dân. Điều này giúp ngăn chặn sự xâm nhập trái phép của người ngoài vào văn phòng.
Xem thêm:
Nhận xét
Đăng nhận xét