Văn phòng là gì?

vào

 Văn phòng có thể được định nghĩa là bất kỳ nơi nào mà hồ sơ được chuẩn bị, xử lý và bảo quản để tham khảo trong tương lai và cung cấp chúng khi cần thiết.

Theo J.C. Denyer, văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động văn thư. Nói cách khác, văn phòng có nghĩa là nơi thực hiện công việc văn thư. Nhưng ngày nay từ văn phòng được sử dụng theo nghĩa rộng hơn; nó đề cập đến các chức năng khác nhau được thực hiện bởi một nhóm người nhất định.

Văn phòng thường được coi là một căn phòng/cơ sở vật chất hoặc khu vực khác nơi thực hiện công việc hành chính, nhưng cũng có thể biểu thị một vị trí trong một tổ chức với các nhiệm vụ cụ thể gắn liền với nó.

Tùy thuộc vào quy mô của doanh nghiệp, nó có thể là một văn phòng nhỏ hoặc văn phòng lớn bao gồm các tòa nhà đồ sộ dành riêng cho một tổ chức phi thương mại hoặc một tổ chức kinh doanh. Theo thuật ngữ hiện đại, một văn phòng thường đề cập đến địa điểm mà lao động phi chân tay được tuyển dụng.

Hãy cùng Office Today khám phá những thông tin thú vị về nơi mà bạn làm việc hằng ngày, để hiểu rõ hơn về định nghĩa “văn phòng là gì” nhé!


Định nghĩa văn phòng là gì?

“Văn phòng là trung tâm hành chính của một doanh nghiệp. Mục đích của một văn phòng đã được xác định là cung cấp dịch vụ liên lạc và ghi chép” – Mills & Standing Ford

“Văn phòng là nơi giao dịch kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp” – Random Hours Dictionary

“Đặc điểm cốt yếu của văn phòng là bản thân công việc chứ không phải ai làm hay ở đâu làm. Nếu đó là văn phòng hoặc công việc văn thư ở một nơi, thì đó là văn phòng hoặc công việc văn thư ở mọi nơi bất kể công việc được thực hiện ở đâu và ai làm việc đó” -Leffingwell và Robinson

Chức năng của văn phòng

Các chức năng của một văn phòng hiện đại có thể được phân thành hai loại, được thảo luận như sau:

  • Chức năng chính

  • Chức năng quản lý hành chính

Chức năng chính

Các chức năng chính của văn phòng là thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin từ bộ phận này sang bộ phận khác. Các chức năng này được thảo luận như sau:

  • Nhận thông tin

  • Thông tin ghi âm

  • sắp xếp thông tin

  • Cung cấp thông tin

  • Nhận thông tin

Thông tin liên quan đến văn phòng có thể được lấy từ các nguồn nội bộ hoặc bên ngoài. Thông tin có thể được nhận từ các nguồn nội bộ như các bộ phận, các nguồn bên ngoài như các cơ quan chính phủ, nhà cung cấp, các công ty khác, khách hàng, v.v. Thông tin được nhận thông qua thư từ, đơn đặt hàng, hóa đơn, cuộc gọi điện thoại, v.v. từ cả nguồn bên trong và bên ngoài.

Thông tin lưu trữ

Mục đích của việc lưu giữ hồ sơ là để cung cấp thông tin sẵn sàng cho ban quản lý, bất cứ khi nào được yêu cầu. Hồ sơ phải được duy trì đúng cách đối với tất cả các thông tin thu được từ các nguồn bên trong và bên ngoài.

Sắp xếp thông tin

Thông tin được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau phải được cung cấp theo định dạng quy định như hóa đơn, bảng lương, báo cáo kế toán, báo cáo thống kê, v.v.

Cung cấp thông tin

Từ các hồ sơ được lưu giữ trong văn phòng, thông tin cần thiết dưới dạng hướng dẫn, đơn đặt hàng, báo cáo thống kê và tài chính, v.v. được quản lý bởi người quản lý văn phòng.

Chức năng quản lý hành chính

  • Giao tiếp

  • An toàn và bảo mật

  • phối hợp

  • Lập kế hoạch

  • Hệ thống hóa và giảm chi phí

Giao tiếp

Sắp xếp để liên lạc giữa các cá nhân khác nhau trong tổ chức thông qua một cơ sở liên lạc nội bộ. các cuộc họp. v.v. và giữa những người bên ngoài; và tổ chức thông qua liên lạc cá nhân, điện thoại, thư từ, v.v., là một chức năng quan trọng được thực hiện bởi văn phòng.


An toàn và bảo mật

Văn phòng phải lưu giữ an toàn các hồ sơ của tổ chức và cũng sắp xếp để đảm bảo an toàn cho các tài sản và tài sản của doanh nghiệp, ví dụ: tòa nhà, máy móc văn phòng, đồ nội thất, thiết bị, v.v. Văn phòng không chỉ chịu trách nhiệm về sự an toàn của tài sản mà còn về việc bảo trì và bảo dưỡng chúng.

Phối hợp

Sự phối hợp ngụ ý một sự sắp xếp có trật tự các nỗ lực của nhóm để đảm bảo sự thống nhất hành động trong việc thực hiện các mục tiêu chung. Văn phòng phải đồng bộ hóa các nỗ lực của các cá nhân và nhân viên phòng ban để đảm bảo thời gian và trình tự hoạt động phù hợp để các mục tiêu của tổ chức được thực hiện đầy đủ.

Lập kế hoạch

Lập kế hoạch liên quan đến việc xem xét các yếu tố ảnh hưởng đến một tình huống và đặt ra một quá trình hành động dẫn đến một mục tiêu cụ thể. Việc thực hiện hiệu quả tất cả các chức năng của văn phòng đòi hỏi phải lập kế hoạch trước.

Hệ thống hóa và giảm chi phí

Với việc áp dụng phương pháp khoa học trong quản trị văn phòng, văn phòng phải đặt ra các hệ thống, thủ tục và phương pháp thực hiện các hoạt động khác nhau. Bên cạnh việc thiết kế các hệ thống và phương pháp, các hệ thống hiện có cần được xem xét và sửa đổi, nếu cần.

Hành chính nhân sự văn phòng

Một văn phòng làm việc hiệu quả là tài sản vô giá đối với bất kỳ tổ chức nào. Nhân sự được sử dụng trong văn phòng mang lại hiệu quả hoạt động bằng chính chất lượng công việc của họ.

Quan hệ công chúng

Trong các giao dịch của mình với các thành viên của công chúng, văn phòng dự án hình ảnh của tổ chức. Cần thực hiện các bước để xây dựng hình ảnh tốt đẹp của tổ chức trong tâm trí công chúng.

Mục tiêu của văn phòng là gì?

Các mục tiêu chính của văn phòng là:

Lập kế hoạch cho các hoạt động của văn phòng và đảm bảo việc thực hiện chúng: Nói chung, người quản lý văn phòng lên kế hoạch cho các hoạt động khác nhau của các bộ phận khác nhau và theo đó nó được thực hiện với sự giúp đỡ của các nhân viên khác.

Phối hợp các hoạt động của các bộ phận khác nhau: Phối hợp là hành động tổ chức, làm cho những người hoặc vật khác nhau làm việc cùng nhau để đạt được các mục tiêu mong muốn trong một tổ chức. Điều cần thiết trong một văn phòng là phối hợp các hoạt động khác nhau của các phòng ban khác nhau.

Để lưu giữ tất cả các hồ sơ của doanh nghiệp: Một văn phòng cần lưu giữ một lượng lớn dữ liệu trong cơ sở dữ liệu của mình. Vì vậy, nó nên có một hệ thống lưu giữ hồ sơ thích hợp. Nó cũng cần duy trì sổ sách kế toán, sổ đăng ký, sách tham khảo, sổ đăng ký theo luật định và không theo luật định, v.v. để thực hiện các hoạt động khác nhau.

Tầm quan trọng của văn phòng

Văn phòng có tầm quan trọng sống còn trong một doanh nghiệp kinh doanh hiện đại vì những lý do sau:

  • Văn phòng như một trung tâm dịch vụ

  • Văn phòng như một trung tâm lưu trữ

  • Văn phòng như một kênh truyền thông

  • Văn phòng với tư cách là điều phối viên

  • Văn phòng như một bộ điều khiển

  • Văn phòng làm trung gian

  • Tầm quan trọng của văn phòng đối với nhân viên

  • Tầm quan trọng của văn phòng đối với khách hàng

  • Tầm quan trọng đối với công chúng

Văn phòng như một trung tâm dịch vụ

Văn phòng cung cấp các dịch vụ đánh máy, nhân bản, in ấn, cung cấp thông tin từ hồ sơ, cung cấp biểu mẫu, văn phòng phẩm... Không tổ chức nào có thể hoạt động trôi chảy nếu không có các dịch vụ này. Do đó, văn phòng đôi khi được gọi là một bộ phận dịch vụ.

Văn phòng như một trung tâm lưu trữ

Tất cả các loại thông tin được sắp xếp, bảo quản trong văn phòng và cung cấp cho cấp quản lý khi có yêu cầu. Các giao dịch và hoạt động khác nhau của tổ chức được ghi lại được văn phòng lưu giữ. Do đó, văn phòng có thể được mô tả là trung tâm bộ nhớ, trung tâm thông tin hoặc bộ não của một tổ chức.

Văn phòng như một kênh truyền thông

Thông qua văn phòng, giao tiếp, đặc biệt là giao tiếp bằng văn bản, diễn ra giữa các bộ phận khác nhau và các cấp khác nhau của tổ chức. Một tổ chức sẽ thất bại, mặc dù có các nguồn lực tổ chức tốt nhất, nếu hệ thống thông tin liên lạc không hiệu quả.

Văn phòng với tư cách là điều phối viên

Văn phòng duy trì liên kết với tất cả các phòng ban của một tổ chức và thông báo cho mọi phòng ban về những gì đang xảy ra ở các phòng ban khác. Vì vậy, nó cung cấp cơ sở phối hợp giữa các bộ phận.

Ví dụ, văn phòng thông báo cho bộ phận sản xuất về sự thay đổi thị hiếu và thời trang trên thị trường như được tiết lộ bởi cuộc khảo sát thị trường do bộ phận tiếp thị thực hiện. Tương tự bộ phận marketing được cung cấp thông tin về chi phí sản xuất để ấn định giá phù hợp.

Văn phòng như một bộ điều khiển

Kiểm soát là một chức năng cần thiết của quản lý được thực hiện thông qua văn phòng. Nó yêu cầu thiết lập các tiêu chuẩn, đo lường hiệu suất so với tiêu chuẩn xác định sai lệch và điều chỉnh các sai lệch so với tiêu chuẩn và kế hoạch.

Văn phòng làm trung gian

Văn phòng duy trì liên lạc với bên ngoài và liên kết tổ chức với khách hàng, nhà cung cấp, v.v. Văn phòng giải quyết các yêu cầu, đơn đặt hàng và khiếu nại, đồng thời duy trì liên lạc giữa chính phủ và tổ chức.

Tầm quan trọng của văn phòng đối với nhân viên

Duy trì hồ sơ chấm công, và chuẩn bị tiền lương và bảng lương để thanh toán kịp thời là trách nhiệm của văn phòng. Nó cũng chịu trách nhiệm vận hành các chương trình phúc lợi nhân viên khác nhau, như bảo hiểm nhóm, quỹ tiết kiệm, v.v.

Tầm quan trọng của văn phòng đối với khách hàng

Văn phòng đóng vai trò là cầu nối giữa doanh nghiệp và khách hàng. Các thắc mắc, đơn hàng, khiếu nại của khách hàng được văn phòng tiếp nhận. Nó cũng quảng cáo các sản phẩm và công dụng của chúng để biết thông tin của khách hàng.

Tầm quan trọng đối với công chúng

Văn phòng cũng hoạt động như một liên kết giữa công chúng nói chung và tổ chức. Nó chịu trách nhiệm tạo ra một hình ảnh tốt đẹp cho tổ chức trong tâm trí mọi người.

Các loại văn phòng

Các loại hình văn phòng như sau:

  • Front Office
  • Middle Office
  • Electric Office
  • Virtual Office
  • Back Office



Front Office - Bộ phận tiền sảnh

Đó là một thuật ngữ kinh doanh - đề cập đến các bộ phận của công ty tiếp xúc với khách hàng bao gồm bộ phận tiếp thị, bán hàng và dịch vụ. Văn phòng lễ tân chào đón du khách, gặp gỡ và chào đón họ cũng như xử lý các thắc mắc của họ.

Middle Office - Văn phòng trung gian

Văn phòng trung gian bao gồm các bộ phận dịch vụ tài chính quản lý việc giữ vị trí. Các bộ phận này đảm bảo rằng các giao dịch nắm bắt được dòng lợi nhuận. Văn phòng trung gian thường là một bộ phận của bộ phận điều hành, đồng thời chịu trách nhiệm giải quyết. Do vai trò quan trọng của họ, văn phòng trung gian hoạt động cùng với văn phòng phía trước và được giám sát bởi các nhà quản lý văn phòng hỗ trợ.

Electric Office

Đó là một thuật ngữ được đặt ra để chỉ việc sử dụng ngày càng nhiều công nghệ thông tin dựa trên máy tính cho công việc văn phòng, đặc biệt là vào những năm 1980. nó được sử dụng rộng rãi vì tất cả các văn phòng hiện đại đều là văn phòng điện tử.

Virtual Office

Đó là sự kết hợp giữa các dịch vụ địa chỉ và liên lạc trực tiếp bên ngoài trang web cho phép người dùng giảm chi phí văn phòng truyền thống trong khi vẫn duy trì tính chuyên nghiệp trong kinh doanh.

Văn phòng ảo ngụ ý sử dụng không gian, nhưng một ứng dụng đầy đủ bao gồm truyền thông trực tiếp chuyên nghiệp về hội nghị truyền hình.

Back Office

Nó là một phần của hầu hết các hoạt động nơi các nhiệm vụ dành riêng cho việc điều hành công ty được thực hiện. Thuật ngữ này xuất phát từ cách bố trí tòa nhà của các tổ chức ban đầu, nơi văn phòng chính sẽ chứa nhân viên bán hàng và khách hàng khác và văn phòng hỗ trợ sẽ là những người sản xuất hoặc phát triển sản phẩm hoặc tham gia quản trị nhưng không được khách hàng nhìn thấy.

Mặc dù hoạt động của một văn phòng hỗ trợ thường không được xem xét nhiều, nhưng đóng góp của họ cho doanh nghiệp là rất đáng kể. Ví dụ về các nhiệm vụ của Văn phòng Hỗ trợ bao gồm Kế toán, Tin học hóa hoạt động giao dịch (kiến trúc hoạt động), kế toán và con người được hỗ trợ bởi phần mềm và cơ sở dữ liệu.

Thách thức mà văn phòng phải đối mặt

Trong thế giới kinh doanh đương đại, văn phòng ở nước ta phải đối mặt với những thách thức thuộc nhiều loại khác nhau - xã hội, chính trị, kinh tế, v.v. Một số thách thức được nêu dưới đây:

Cơ giới hóa

Trong thời hiện đại, hoạt động văn phòng ngày càng được cơ giới hóa, chẳng hạn như các máy móc tinh vi, như máy tính. Thách thức đối với ban quản lý là lắp đặt các máy này với sự hợp tác của nhân viên cũng như việc bảo trì và sử dụng chúng đúng cách.

Sự phát triển

Chủ sở hữu (cổ đông) không còn trực tiếp kiểm soát hoạt động kinh doanh của công ty dưới hình thức tổ chức kinh doanh. Ban lãnh đạo cao nhất đặt mục tiêu doanh nghiệp phát triển ngay cả khi việc mở rộng không đi kèm với lợi nhuận tương xứng. Tuy nhiên, tăng trưởng đi kèm với lợi nhuận tương xứng cho các cổ đông của công ty.

quy chế

Các luật khác nhau liên quan đến quản lý đang được thay đổi thường xuyên để đạt được các mục tiêu kinh tế và xã hội. Văn phòng của một tổ chức cần phải chuẩn bị để đối mặt với những thay đổi như vậy. Vấn đề nằm ở văn phòng trong việc điều hành doanh nghiệp mà không trốn tránh các luật khác nhau.

Tuyển dụng nhân viên

Với sự ra đời của các máy móc tinh vi, vấn đề quan trọng là thu hút những người tham gia giỏi hơn và đào tạo họ đúng cách. Phải cung cấp hệ thống khuyến khích phù hợp và các cơ hội thăng tiến.

Cắt giảm thủ tục giấy tờ

Văn phòng nên phân biệt giữa hồ sơ cần thiết và không cần thiết. Một số hồ sơ có thể cần thiết. Những hồ sơ như vậy có thể được giữ lại và những hồ sơ không cần thiết khác nên được tiêu hủy.


Nhận xét

Đăng nhận xét