Văn phòng truyền thống so với văn phòng trọn gói: Đâu là sự lựa chọn tiết kiệm chi phí thuê văn phòng?

 Để tiết kiệm chi phí thuê văn phòng, doanh nghiệp của bạn nên lựa chọn phương án nào Dịch vụ cho thuê không gian làm việc đã thách thức mô hình văn phòng truyền thống như chúng ta biết. Các doanh nghiệp hiện nay có thể lựa chọn giữa thuê văn phòng truyền thống và thuê văn phòng trọn gói, mỗi hình thức đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Một trong những cân nhắc quan trọng trong quá trình ra quyết định này là chi phí liên quan.

Các văn phòng truyền thống đòi hỏi một khoản đầu tư ban đầu đáng kể vào nội thất, cơ sở hạ tầng và nhân viên, trong khi dịch vụ cho thuê không gian làm việc chung mang đến một lựa chọn linh hoạt và giá cả phải chăng hơn, với các doanh nghiệp chỉ trả tiền cho thời gian họ sử dụng không gian. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ so sánh sự khác biệt về chi phí thuê văn phòng giữa văn phòng truyền thống và văn phòng trọn gói để giúp các doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt về lựa chọn nào phù hợp nhất với nhu cầu của họ.

Văn phòng truyền thống so với văn phòng trọn gói: Đâu là sự khác biệt?

Văn phòng truyền thống

Các văn phòng truyền thống thường được doanh nghiệp thuê hoặc mua và yêu cầu cam kết lâu dài, thường là ít nhất một năm. Các văn phòng này được thiết kế dành riêng cho doanh nghiệp, thường có bố cục và tiện nghi tùy chỉnh để đáp ứng nhu cầu cụ thể của công ty. Các văn phòng truyền thống cũng đòi hỏi một khoản đầu tư đáng kể vào nội thất, thiết bị, cơ sở hạ tầng và chi phí bảo trì liên tục.

Không gian văn phòng truyền thống bao gồm những gì?

Không gian văn phòng truyền thống được trang bị rất nhiều tiện nghi và dịch vụ để đáp ứng các yêu cầu của một doanh nghiệp, chẳng hạn như:

Mua đồ nội thất

Các doanh nghiệp phải tự mua hoặc thuê đồ nội thất để trang bị cho không gian văn phòng của họ, đây có thể là một chi phí trả trước đáng kể.

Tiện nghi lắp đặt

Văn phòng truyền thống đòi hỏi doanh nghiệp phải tự lắp đặt các tiện nghi như điện thoại, internet, máy in và máy photocopy. Những hạng mục này cần được mua hoặc thuê và lắp đặt trong không gian, điều này làm tăng thêm chi phí chung.

Mua sắm thiết bị văn phòng

Các văn phòng truyền thống phải có nhiều thiết bị văn phòng khác nhau, chẳng hạn như máy tính và các thiết bị điện tử khác. Những hạng mục này cần được mua hoặc thuê và lắp đặt trong không gian, điều này làm tăng thêm chi phí chung.

Bảo mật thông qua đội CNTT

Các doanh nghiệp cũng phải thuê nhân viên IT để đảm bảo dữ liệu của họ được an toàn. Đây là một chi phí bổ sung phải được tính vào chi phí của không gian văn phòng truyền thống.

Quản lý lễ tân và nhân viên vệ sinh

Khi doanh nghiệp thuê văn phòng truyền thống thường yêu cầu nhân viên tiếp tân chào đón khách và nhân viên dọn dẹp để duy trì văn phòng. Điều này thêm chi phí bổ sung cho không gian văn phòng truyền thống.

Khu vực ăn uống

Các doanh nghiệp có thể chọn cung cấp một nhà bếp và dịch vụ ăn uống riêng cho nhân viên, điều này có thể làm tăng thêm chi phí tổng thể của không gian văn phòng truyền thống.

Chi phí tiện ích

Các văn phòng truyền thống cũng yêu cầu doanh nghiệp trả tiền cho các tiện ích như điện, nước và gas.

Văn phòng trọn gói

Cho thuê không gian làm việc cung cấp một lựa chọn linh hoạt và hợp lý hơn cho các doanh nghiệp. Những không gian này được thuê ngắn hạn, thường theo giờ, ngày hoặc tháng. Chúng được trang bị đầy đủ, với các tiện nghi như điện thoại, internet, máy in và máy photocopy đã sẵn sàng. Dịch vụ cho thuê không gian làm việc cũng đi kèm với đội ngũ nhân viên được đào tạo chịu trách nhiệm bảo trì, dọn dẹp và quản lý văn phòng, vì vậy doanh nghiệp không phải lo lắng về những nhiệm vụ này.

Không gian văn phòng trọn gói cung cấp những gì?

Dịch vụ cho thuê không gian làm việc mang lại nhiều tiện ích và lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:

Thanh toán cho mỗi lần sử dụng

Các doanh nghiệp chỉ trả tiền cho thời gian họ sử dụng không gian, vì vậy không cần cam kết dài hạn hoặc đầu tư trả trước.

Khu vực đầy đủ nội thất

Không gian làm việc đã có sẵn nội thất, máy tính, thiết bị văn phòng nên doanh nghiệp không phải lo lắng về việc mua hay thuê những vật dụng này.

Tiện nghi sẵn sàng để sử dụng

Không gian làm việc đi kèm với các tiện nghi sẵn sàng sử dụng như điện thoại, internet, máy in và máy photocopy.

Thiết bị điện tử và thiết bị văn phòng

Các doanh nghiệp có thể tiếp cận nhiều loại thiết bị điện tử và văn phòng mà không cần phải mua hoặc thuê chúng.

Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp được đào tạo

Không gian làm việc có các chuyên gia được đào tạo đảm nhận các nhiệm vụ bảo trì, dọn dẹp và quản lý, vì vậy doanh nghiệp không phải lo lắng về những nhiệm vụ này.

Dịch vụ CNTT tại chỗ hoặc theo yêu cầu

Không gian làm việc cung cấp dịch vụ CNTT tại chỗ cho doanh nghiệp hoặc họ có thể yêu cầu hỗ trợ thêm nếu cần.

Khu vực ăn uống

Các doanh nghiệp có thể tiếp cận kho chứa thức ăn và nguồn cung cấp thực phẩm, vì vậy họ không phải lo lắng về việc dự trữ nhà bếp của riêng mình hoặc thuê một dịch vụ cung cấp thực phẩm riêng.

Chọn đúng không gian làm việc là rất quan trọng

Chọn không gian làm việc phù hợp là điều luôn cần được thực hiện nghiêm túc! Một môi trường làm việc hiệu quả và thoải mái không chỉ tác động trực tiếp đến tinh thần và năng suất của nhân viên mà còn có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong việc hợp lý hóa các quy trình công việc.

Lợi ích của việc thuê văn phòng trọn gói

Dịch vụ cho thuê không gian làm việc trọn gói ngày càng trở nên phổ biến đối với các doanh nghiệp và mang lại nhiều lợi ích, bao gồm:

Uyển chuyển

THUÊ THEO THÁNG

Dịch vụ cho thuê không gian làm việc thường cung cấp các hợp đồng thuê theo tháng, mang đến cho doanh nghiệp sự linh hoạt trong việc thuê không gian với mức giá thấp nhất nếu cần.

CAM KẾT NGẮN HẠN

Các doanh nghiệp có thể thuê không gian làm việc cho các cam kết ngắn hạn, cho phép họ tăng hoặc giảm quy mô theo nhu cầu thay đổi của họ.

LỰA CHỌN TĂNG HOẶC GIẢM QUY MÔ

Dịch vụ cho thuê không gian làm việc cho phép doanh nghiệp tăng hoặc giảm quy mô một cách nhanh chóng mà không bị ràng buộc bởi cam kết thuê dài hạn.

Tiết kiệm chi phí

CHI PHÍ TRÊN THẤP HƠN

Cho thuê không gian làm việc có thể là một lựa chọn hiệu quả về chi phí so với không gian văn phòng truyền thống. Các doanh nghiệp chỉ trả tiền cho không gian cần thiết, giảm chi phí chung như tiền thuê nhà, tiện ích và bảo trì.

KHÔNG CAM KẾT CHO THUÊ DÀI HẠN

Dịch vụ cho thuê không gian làm việc cung cấp cho doanh nghiệp tùy chọn thuê không gian mà không bị ràng buộc trong cam kết thuê dài hạn.

TIỆN ÍCH TIỆN ÍCH CHUNG

Dịch vụ cho thuê không gian làm việc cung cấp quyền sử dụng các tiện nghi chung như phòng họp, nhà bếp và khu vực tiếp tân, giúp doanh nghiệp không phải đầu tư vào cơ sở hạ tầng và thiết bị đắt tiền.

Hạn chế của không gian văn phòng truyền thống

Cam kết cho thuê dài hạn

Không gian văn phòng truyền thống thường yêu cầu các cam kết cho thuê dài hạn, điều này có thể gây bất lợi cho các doanh nghiệp đòi hỏi sự linh hoạt.

Chi phí đầu vào cao hơn

Không gian văn phòng truyền thống thường có chi phí chung cao hơn, chẳng hạn như tiền thuê, tiện ích, bảo trì và cơ sở hạ tầng.

Tính linh hoạt hạn chế

Không gian văn phòng truyền thống có thể không cung cấp sự linh hoạt mà một số doanh nghiệp yêu cầu để phát triển và thích ứng với điều kiện thị trường thay đổi.

Thuê Không gian Làm việc so với Không gian Văn phòng Truyền thống: So sánh Chi phí

Phí trung bình hàng tháng cho thuê so với không gian linh hoạt

Dịch vụ cho thuê không gian làm việc thường cung cấp các thỏa thuận cho thuê linh hoạt, cho phép các doanh nghiệp thuê không gian hàng tháng hoặc hàng ngày và chỉ trả tiền cho không gian họ cần và sử dụng.

Không gian văn phòng truyền thống yêu cầu hợp đồng thuê dài hạn, từ 1-10 năm trở lên và doanh nghiệp thường phải trả phí thuê cố định hàng tháng.

Tiền thuê nhà và chi phí chung

Chi phí thuê văn phòng truyền thống thường cao hơn so với thuê văn phòng làm việc do các hợp đồng thuê kéo dài hơn và quy mô không gian văn phòng lớn hơn.

Thuê không gian làm việc thường tiết kiệm chi phí hơn vì các doanh nghiệp chỉ trả tiền cho không gian họ cần và sử dụng, giảm chi phí chung như tiện ích, bảo trì và thiết bị.

So sánh tiện nghi và dịch vụ

Các không gian văn phòng truyền thống có thể cung cấp quyền sử dụng độc quyền các tiện nghi như phòng tập thể dục, nhà bếp riêng và quán cà phê, nhưng những tiện nghi này có thể làm tăng thêm tiền thuê hàng tháng và yêu cầu các chi phí bổ sung.

Dịch vụ cho thuê văn phòng trọn gói cung cấp các tiện nghi chung như phòng hội nghị, nhà bếp và khu vực tiếp tân, giúp doanh nghiệp không phải đầu tư vào cơ sở hạ tầng và thiết bị đắt tiền.

Chi phí bổ sung và ẩn

Không gian văn phòng truyền thống có thể có các chi phí bổ sung, chẳng hạn như bãi đậu xe, phí xây dựng và chi phí an ninh, thường không được bao gồm trong tiền thuê hàng tháng và có thể cộng vào chi phí chung.

Thuê văn phòng trọn gói có thể có các chi phí bổ sung, chẳng hạn như in ấn, sao chép và xử lý thư, thường được tính riêng với phí thuê.

Hạn chế của không gian văn phòng truyền thống

Cam kết cho thuê dài hạn

Không gian văn phòng truyền thống thường yêu cầu các cam kết cho thuê dài hạn, điều này có thể gây bất lợi cho các doanh nghiệp đòi hỏi sự linh hoạt.

Chi phí đầu vào cao hơn

Không gian văn phòng truyền thống thường có chi phí chung cao hơn, chẳng hạn như tiền thuê, tiện ích, bảo trì và cơ sở hạ tầng.

Tính linh hoạt hạn chế

Không gian văn phòng truyền thống có thể không cung cấp sự linh hoạt mà một số doanh nghiệp yêu cầu để phát triển và thích ứng với điều kiện thị trường thay đổi.

So sánh chi phí thuê văn phòng giữa văn phòng truyền thống và văn phòng trọn gói

Phí trung bình hàng tháng cho thuê so với không gian linh hoạt

• Văn phòng trọn gói thường cung cấp các thỏa thuận cho thuê linh hoạt, cho phép các doanh nghiệp thuê không gian hàng tháng hoặc hàng ngày và chỉ trả tiền cho không gian họ cần và sử dụng.

• Không gian văn phòng truyền thống yêu cầu hợp đồng thuê dài hạn, từ 1-10 năm trở lên và doanh nghiệp thường phải trả phí thuê cố định hàng tháng.

Tiền thuê và chi phí chung

Chi phí thuê văn phòng truyền thống thường cao hơn so với thuê văn phòng trọn gói do các hợp đồng thuê kéo dài hơn và quy mô không gian văn phòng lớn hơn.

Thuê văn phòng trọn gói thường tiết kiệm chi phí hơn vì các doanh nghiệp chỉ trả tiền cho không gian họ cần và sử dụng, giảm chi phí chung như tiện ích, bảo trì và thiết bị.

So sánh tiện nghi và dịch vụ

Các không gian văn phòng truyền thống có thể cung cấp quyền sử dụng độc quyền các tiện nghi như phòng tập thể dục, nhà bếp riêng và quán cà phê, nhưng những tiện nghi này có thể làm tăng thêm tiền thuê hàng tháng và yêu cầu các chi phí bổ sung.

Dịch vụ cho thuê văn phòng trọn gói cung cấp các tiện nghi chung như phòng họp, quầy pantry và khu vực tiếp tân, giúp doanh nghiệp không phải đầu tư vào cơ sở hạ tầng và thiết bị đắt tiền.

Chi phí bổ sung và ẩn

Không gian văn phòng truyền thống có thể có các chi phí bổ sung, chẳng hạn như bãi đậu xe, phí xây dựng và chi phí an ninh, thường không được bao gồm trong tiền thuê hàng tháng và có thể cộng vào chi phí chung.

Thuê văn phòng trọn gói có thể có các chi phí bổ sung, chẳng hạn như in ấn, sao chép và xử lý thư, thường được tính riêng với phí thuê.

Phân tích chi phí hàng tháng giữa hai loại không gian

Các không gian văn phòng truyền thống thường yêu cầu các hợp đồng thuê dài hạn và các doanh nghiệp thường phải trả phí thuê hàng tháng cố định. Điều này có nghĩa là các công ty phải cam kết trả tiền cho không gian họ cần trong một thời gian dài, điều này có thể tốn kém, đặc biệt là đối với các công ty mới thành lập và doanh nghiệp nhỏ. Không gian văn phòng truyền thống cũng đi kèm với các chi phí bổ sung, chẳng hạn như hóa đơn tiện ích, bảo trì và an ninh, có thể làm tăng thêm chi phí hàng tháng. 

Mặt khác, văn phòng trọn gói cung cấp các thỏa thuận cho thuê linh hoạt, cho phép các doanh nghiệp thuê không gian hàng tháng hoặc hàng ngày và chỉ trả tiền cho không gian họ cần và sử dụng, có thể dao động từ 150 đô la đến 800 đô la một người mỗi tháng, tùy thuộc vào vị trí và tiện ích. Điều này giúp các doanh nghiệp quản lý chi phí hàng tháng dễ dàng hơn, đặc biệt là đối với những doanh nghiệp vẫn đang phát triển hoặc không chắc chắn về nhu cầu trong tương lai của họ.

Bạn tiết kiệm tiền ở đâu?

Khi quyết định giữa thuê văn phòng trọn gói hay văn phòng truyền thống, hãy cân nhắc quy mô doanh nghiệp, ngân sách, tiềm năng trong tương lai cũng như mức độ linh hoạt và chất lượng mong muốn của các tiện nghi. Mặc dù các công ty khởi nghiệp nhỏ với tốc độ tăng trưởng nhanh có thể thích sự tiện lợi của các hợp đồng thuê linh hoạt có trong dịch vụ cho thuê không gian làm việc, nhưng nếu bạn cần cam kết lâu dài với các văn phòng lớn hơn mà không phải trả thêm chi phí, hãy chọn các lựa chọn truyền thống.

Điều gì phù hợp với bạn?

Khi xem xét chi phí, chỉ có rất nhiều sự lựa chọn giữa thuê văn phòng trọn gói và không gian văn phòng truyền thống. Tùy thuộc vào quy mô của công ty hoặc tổ chức, việc thuê không gian có thể mang lại sự linh hoạt cao hơn và có thể tiết kiệm tiền tổng thể. Đồng thời, các doanh nghiệp lớn hơn có thể hưởng lợi từ môi trường làm việc phù hợp mà họ sở hữu và kiểm soát. Cuối cùng, mỗi doanh nghiệp hoặc tổ chức phải cân nhắc lợi ích của cả hai lựa chọn để xác định ưu tiên của họ.