Một nhân sự xin nghỉ việc không phải là điều mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng mong muốn. Tuy nhiên, đây là tình huống mà tất cả các doanh nghiệp và tổ chức trên thị trường đều phải đối mặt. Bộ phận nhân sự của doanh nghiệp sẽ cần phải có quy trình và thủ tục bàn giao khi nghỉ việc trong trường hợp này.
Tầm quan trọng của các thủ tục và quy trình khi nghỉ việc như thế nào?
Thủ tục nghỉ việc là chuỗi các quy trình mà doanh nghiệp hoặc công ty thiết lập để hoàn thiện quá trình khi nhân sự xin thôi việc. Vì vậy, nó là một trong những quy trình vô cùng quan trọng.
Đảm bảo quyền lợi hợp pháp theo ký kết hợp đồng của cả hai bên.
Đảm bảo không làm gián đoạn luồng công việc hiện tại của doanh nghiệp.
Tránh những vấn đề phát sinh và rắc rối trong quá trình bàn giao công việc khi nhân sự nghỉ việc.
Giúp doanh nghiệp thu hồi và quản lý thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanh mà không bị tiết lộ ra bên ngoài.
Tùy vào từng vị trí và vai trò khác nhau, thủ tục nghỉ việc cần được điều chỉnh phù hợp. Điều này là vì khối lượng công việc của mỗi nhân viên thường không giống nhau.
Thời gian để hoàn thành thủ tục nghỉ việc cũng sẽ thay đổi tùy thuộc vào từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, thường thì nó sẽ không vượt quá 45 ngày kể từ khi nhận được thông báo nghỉ việc từ nhân viên.
Quy trình thực hiện nghỉ việc à các tài liệu cần phải chuyển giao.
Phòng nhân sự chịu trách nhiệm xử lý thông tin nghỉ việc
Sau khi nhận được thông tin hoặc quyết định xin nghỉ việc từ nhân viên, bộ phận nhân sự sẽ thực hiện xử lý thông tin nghỉ việc. Các bước bao gồm:
Thông báo cho quản lý trực tiếp của nhân sự và các bộ phận liên quan về quyết định nghỉ việc của nhân viên. Yêu cầu các bộ phận liên quan và đang làm việc với nhân viên sắp xếp việc bàn giao công việc.
Thông báo cho các bộ phận hỗ trợ liên quan đến nhân sự về quyết định nghỉ việc của nhân viên, đồng thời thông báo cho quản lý trực tiếp.
Thông báo cho khách hàng nếu nhân viên đó làm việc trực tiếp với họ. Hỗ trợ khách hàng trong quá trình chuyển giao công việc và hợp tác với nhân sự mới.
Lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự mới để thay thế cho nhân viên sắp nghỉ việc, nếu cần thiết và phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.
Phòng nhân sự có trách nhiệm chuẩn bị các giấy tờ liên quan
Sau khi đã xử lý thông tin cho các bộ phận liên quan, bộ phận Nhân sự cần chuẩn bị một số loại giấy tờ, văn bản để tiếp tục quá trình thủ tục nghỉ việc cho nhân viên. Các loại văn bản này có thể bao gồm:
Mẫu đơn xin nghỉ việc hoặc các văn bản thay thế tương đương.
Mẫu cam kết bảo mật thông tin doanh nghiệp.
Biên bản bàn giao công việc, bao gồm thông tin về các công việc đã hoàn thành, đang thực hiện, và chưa thực hiện, danh sách các tài khoản thuộc hệ thống sở hữu chung của doanh nghiệp, cũng như các thư mục lưu trữ tài liệu.
Biên bản bàn giao các thiết bị và cơ sở vật chất đã được cung cấp trong quá trình làm việc.
Các tài liệu khác liên quan đến thuế và bảo hiểm.
Những văn bản này không chỉ giúp đảm bảo sự chuyển giao thông tin và trách nhiệm một cách rõ ràng và minh bạch mà còn là cơ sở pháp lý quan trọng cho cả hai bên.
Triển khai quy trình bàn giao và cuộc phỏng vấn nghỉ việc
Sau khi đã hoàn tất việc chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ và thủ tục liên quan đến nghỉ việc, bộ phận Nhân sự sẽ tiến hành quá trình bàn giao với nhân viên sắp rời công ty. Quá trình bàn giao có thể chỉ bao gồm cuộc gặp giữa nhân viên và bộ phận Nhân sự, hoặc cũng có thể bao gồm cả bên nhận bàn giao công việc.
Hơn nữa, một số doanh nghiệp, tổ chức hoặc công ty ngày nay cũng tiến hành các buổi phỏng vấn thôi việc, được biết đến là exit interview. Những buổi phỏng vấn này được tổ chức nhằm mục đích thu thập phản hồi từ nhân sự đã nghỉ việc về lý do ra đi, nhận xét về môi trường làm việc và các vấn đề khác liên quan.
Từ những thông tin thu thập được trong buổi phỏng vấn thôi việc, doanh nghiệp có thể xem xét và điều chỉnh các chính sách nội bộ để thúc đẩy quá trình phát triển của tổ chức.
Hủy các quyền truy cập và thu hồi tài khoản nội bộ
Sau khi đã hoàn tất các thủ tục bàn giao công việc, bộ phận Nhân sự hoặc bộ phận hỗ trợ sẽ tiếp tục thực hiện các công việc sau:
Thu hồi lại các tài khoản nội bộ của nhân viên trong phạm vi quản lý của doanh nghiệp, như Email, CRM, và các hệ thống khác.
Hủy bỏ mọi quyền truy cập của nhân viên, bao gồm xóa tên của họ khỏi các nhóm làm việc hoặc các cuộc trao đổi công việc của doanh nghiệp.
Thực hiện điều hướng email và cuộc gọi đến cho nhân viên sang phương tiện liên hệ của nhân sự mới hoặc người thay thế.
Ghi lại thông tin nhân viên vào hệ thống lưu trữ
Việc nhân viên rời bỏ công ty là một tình huống mà cả nhân viên và doanh nghiệp đều không mong muốn. Thay vì tạo ra sự căng thẳng và không hài lòng giữa hai bên, bộ phận Nhân sự có thể trao đổi và lưu giữ thông tin của nhân viên.
Hành động này sẽ cho phép bộ phận nhân sự duy trì liên lạc với nhân viên ngay sau quá trình bàn giao công việc, và có thể giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình xin việc của nhân viên một cách thuận lợi.
Nhân viên xin thôi việc hoặc nghỉ việc là một tình huống mà mọi doanh nghiệp đều phải đối mặt. Do đó, việc thiết lập quy trình và các thủ tục khi nhân viên rời bỏ là một yếu tố quan trọng, tương tự như khi có nhân sự mới gia nhập. Hi vọng rằng thông tin trong bài viết sẽ giúp bạn xây dựng được các thủ tục nghỉ việc hiệu quả cho doanh nghiệp của mình.
Nhận xét
Đăng nhận xét