Thư ký văn phòng là một vị trí công việc rất phổ biến, nhưng không nhiều người hiểu rõ về nó. Vậy thì thư ký văn phòng là gì? Công việc này yêu cầu những kỹ năng và nhiệm vụ gì? Ai có thể tham gia vào ngành nghề này trong tương lai và họ cần học những gì để trở thành một thư ký văn phòng? Cùng G OFFICE tìm hiểu bài viết dưới đây nhé.
Thư ký văn phòng là gì?
Thư ký văn phòng là một trong những vai trò quan trọng trong lĩnh vực quản trị văn phòng của các doanh nghiệp. Người giữ vị trí này chịu trách nhiệm về việc tổ chức và quản lý hoạt động hàng ngày của văn phòng. Thư ký văn phòng hiện nay đã trở thành một lựa chọn nghề nghiệp phổ biến trong xã hội, gắn liền với các hoạt động quản lý và vận hành doanh nghiệp. Do đó, nó thu hút sự quan tâm và chú ý từ nhiều người trẻ, là một hướng nghiệp được rất nhiều cá nhân hiện đại quan tâm và muốn theo đuổi.
Các công việc của thư ký văn phòng
Trong vai trò là một thư ký văn phòng, dưới đây là các nhiệm vụ mà bạn sẽ phải thực hiện:
Sắp xếp và quản lý lịch làm việc của công ty
Điều chỉnh lịch làm việc, lịch công tác và lịch họp.
Tổ chức các cuộc họp để nghe báo cáo từ các bộ phận hoặc cán bộ và ghi lại ý kiến trong biên bản.
Phối hợp tổ chức các buổi họp và viết tóm tắt nội dung của các cuộc họp để phục vụ cho việc quản lý.
Ghi lại quan điểm của quản lý và lãnh đạo cấp cao và chuyển thông tin đến các đơn vị hoặc cá nhân có liên quan.
Tiếp nhận và xử lý thông tin
Sắp xếp văn bản và công việc theo thời hạn càng sớm càng tốt, hỗ trợ lãnh đạo giải quyết văn bản đến mà không gây quá tải.
Đảm bảo rằng các văn bản khi đến cơ quan được xử lý một cách chính xác, nhanh chóng và bảo mật.
Thu thập thông tin và dữ liệu.
Tra cứu tài liệu tham khảo khi cần.
Dịch và biên soạn tài liệu theo yêu cầu từ cấp trên.
Tiếp nhận, phân loại và xử lý thông tin, văn bản, tài liệu từ các phòng ban khác.
Đón tiếp và hỗ trợ khách hàng
Tiếp đón khách hàng và xử lý các nhiệm vụ trong khả năng và kiến thức của bản thân.
Điều chỉnh vị trí chờ đợi phù hợp cho khách, không bỏ qua nếu họ đã phải chờ quá lâu.
Sắp xếp các phương tiện di chuyển cho khách hàng.
Hỗ trợ việc ghi chép thông tin trong các cuộc họp.
Chuẩn bị nước uống và đồ ăn nhẹ trước cuộc họp với khách.
Điều phối và tổ chức các chuyến công tác cho lãnh đạo và quản lý
Tổ chức và lập kế hoạch cho chuyến đi bao gồm mục tiêu, địa điểm, thời gian xuất phát và đến, cũng như các điểm dừng chân.
Soạn thảo lịch trình hẹn gặp bao gồm thời gian, địa điểm, danh sách người tham dự và các yêu cầu về tài liệu cần chuẩn bị.
Đặt vé cho các phương tiện di chuyển.
Đặt khách sạn bao gồm việc chọn vị trí, loại phòng, giá cả và cách thức đặt phòng.
Chuẩn bị hồ sơ chuyến đi bao gồm các tài liệu cho từng phần công việc của lãnh đạo, đảm bảo sự tiện lợi và sắp xếp gọn gàng.
Thực hiện tạm ứng và quyết toán các chi phí liên quan đến chuyến đi.
Thư ký văn phòng có cần bằng cao đẳng đại học không?
Yêu cầu về bằng cấp cho vị trí thư ký văn phòng có thể thay đổi tùy thuộc vào các yêu cầu cụ thể của từng tổ chức và vị trí công việc cụ thể. Trong một số trường hợp, một bằng cấp cao đẳng hoặc đại học có thể được ưu tiên, đặc biệt là trong các công ty lớn hoặc các vị trí có trách nhiệm quản lý cao hơn.
Tuy nhiên, nhiều tổ chức cũng sẽ xem xét kinh nghiệm làm việc và kỹ năng thực tế của ứng viên hơn là bằng cấp. Trong một số trường hợp, các khóa đào tạo ngắn hạn hoặc chứng chỉ có thể được coi là đủ để thực hiện công việc thư ký văn phòng.
Do đó, dù có bằng cấp hay không, việc có kỹ năng phù hợp và kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực văn phòng sẽ quan trọng hơn trong việc tìm kiếm và giữ chân một vị trí thư ký văn phòng.
Những kỹ năng cần có khi làm thư ký văn phòng
Làm thư ký văn phòng đòi hỏi sự linh hoạt và có nhiều kỹ năng đa dạng. Dưới đây là một số kỹ năng quan trọng mà một thư ký văn phòng cần có:
Kỹ năng quản lý thời gian: Khả năng tổ chức và ưu tiên công việc để đảm bảo các nhiệm vụ được hoàn thành đúng thời hạn.
Kỹ năng giao tiếp: Có khả năng giao tiếp hiệu quả với các đồng nghiệp, cấp trên và khách hàng thông qua cả việc nói và viết.
Kỹ năng sử dụng công nghệ: Có khả năng sử dụng các phần mềm văn phòng như Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), email và các hệ thống quản lý thông tin.
Kỹ năng tổ chức: Khả năng tổ chức thông tin, tài liệu và lịch trình làm việc một cách hiệu quả và chính xác.
Kỹ năng đa nhiệm: Có khả năng xử lý nhiều công việc cùng một lúc và giữ cho mọi thứ diễn ra một cách suôn sẻ.
Tinh thần cẩn trọng: Cẩn thận và chi tiết trong công việc, đặc biệt là khi xử lý thông tin và tài liệu quan trọng.
Kỹ năng giải quyết vấn đề: Khả năng nhận biết và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc.
Kỹ năng hỗ trợ: Có khả năng hỗ trợ đồng nghiệp và cấp trên trong các nhiệm vụ hàng ngày.
Kỹ năng tự học: Sẵn lòng học hỏi và phát triển kỹ năng mới để nâng cao hiệu suất làm việc.
Những kỹ năng này giúp thư ký văn phòng có khả năng hoạt động một cách hiệu quả và đóng góp tích cực vào hoạt động của tổ chức.
Yếu tố cần thiết để trở thành thư ký
Ngoại hình ưa nhìn
Một số yêu cầu tuyển dụng có thể đề cập một cách trực tiếp đến việc cần có ngoại hình. Tuy nhiên, đừng hiểu nhầm rằng họ đang tìm kiếm một người có vóc dáng như người mẫu hay một gương mặt đẹp. Chỉ cần bạn ăn mặc lịch sự, trang nhã, tóc gọn gàng, có tác phong nhanh nhẹn, giao tiếp hoạt bát, rõ ràng là đã "đạt yêu cầu" để thu hút sự quan tâm từ các nhà tuyển dụng.
Tinh ý
Thư ký là người giúp đỡ cấp trên trong việc thu, phân loại và xử lý thông tin, vì vậy trong quá trình tuyển dụng, các nhà tuyển dụng luôn tìm kiếm một người thư ký tinh ý, có khả năng linh hoạt và xử lý tình huống một cách thông minh.
Hiểu biết
Kiến thức là một yếu tố quan trọng đối với một thư ký. Nếu có những lỗ hổng kiến thức từ quá trình học, bạn cần nỗ lực để bổ sung. Ví dụ, dù không bắt buộc phải hiểu về thể thao, nhưng có thể có lúc sếp hỏi về thông tin không đồng văn hóa và nếu bạn không biết, sẽ khiến bạn mất điểm trong mắt sếp.
Trí nhớ tốt
Việc ghi nhớ thông tin như số điện thoại quan trọng, lịch trình họp, cuộc hẹn của cấp trên là một trong những kỹ năng cần thiết của một thư ký tốt.
Tính độc lập
Mặc dù không phải lúc nào bạn cũng quyết định mọi việc trong công ty, nhưng trong một số tình huống, bạn cần phải tự mình giải quyết vấn đề. Điều này đặc biệt quan trọng khi cấp trên vắng mặt và bạn phải xử lý các vấn đề khẩn cấp.
Mức lương của thư ký văn phòng hiện nay
Hiện tại, mức lương trung bình cho vị trí thư ký văn phòng là khoảng 7 triệu đồng. Tuy nhiên, mức lương có thể biến đổi tùy thuộc vào loại công ty và khả năng làm việc của từng cá nhân. Các dữ liệu thống kê cho thấy mức lương phổ biến thường dao động từ 6 đến 9 triệu đồng tại các doanh nghiệp khác nhau.
Hy vọng bài viết G OFFICE đã cung cấp trên đã giúp bạn hiểu rõ hơn về chức vụ nhân viên thư ký văn phòng. Chúc bạn sẽ tìm được công việc phù hợp với bản thân.
Nhận xét
Đăng nhận xét