Điều hành tour là gì? Công việc của một nhân viên điều hành tour

Lĩnh vực du lịch hiện nay được xem là một trong những ngành có tiềm năng phát triển nhanh. Dù gặp phải những tác động lớn từ đại dịch Covid-19, nhưng nền kinh tế du lịch của nước ta vẫn đang có những dấu hiệu khả quan và sự phục hồi đáng kể. Trong lĩnh vực này, một trong những vai trò quan trọng và nổi bật nhất chính là điều hành tour. Vậy điều hành tour là gì? Bài viết này của G OFFICE sẽ giới thiệu với bạn khái niệm và quy trình điều hành tour một cách rõ ràng và sẽ giúp bạn có thêm thông tin về điều hành tour.

Điều hành tour là gì? 

Điều hành tour là những cá nhân hoặc nhóm người chịu trách nhiệm việc lập kế hoạch và tổ chức các chuyến du lịch, tham quan, giải trí, và các hoạt động khác. Nhiệm vụ của họ là đảm bảo rằng các chuyến đi diễn ra một cách an toàn và tuân thủ theo kế hoạch đã được xây dựng trước đó. Du khách sẽ được sắp xếp về việc di chuyển, nghỉ ngơi, và tham gia các hoạt động giải trí theo lộ trình đã được thiết lập.

Các kỹ năng cần có của điều hành tour

• Kỹ năng tổ chức: Việc điều hành tour đòi hỏi nhân viên phải sở hữu khả năng tổ chức và quản lý công việc một cách hiệu quả. Họ phải lên kế hoạch cho các hoạt động du lịch, đặt phòng khách sạn, xây dựng lịch trình và giám sát mọi hoạt động diễn ra.

• Kỹ năng giao tiếp: Đây là vô cùng quan trọng trong công việc này. Nhân viên điều hành tour phải có khả năng giao tiếp nội bộ để phân chia công việc và lập kế hoạch triển khai. Họ cũng cần giao tiếp hiệu quả với khách hàng để tư vấn thông tin chuyến đi, lịch trình du lịch và hợp đồng, cũng như đàm phán với những nhà cung cấp và đối tác để đảm bảo các vấn đề được thực hiện đúng quy trình.

• Khả năng chịu áp lực: Ngoài ra, nhân viên điều hành tour cần có khả năng chịu áp lực cao và sắp xếp công việc một cách khoa học để đạt được hiệu quả cao. Kỹ năng xử lý tình huống cũng là điều không thể thiếu, giúp họ giải quyết các vấn đề phát sinh và tránh hậu quả xấu cho chuyến đi.

• Khả năng sử dụng ngoại ngữ: Đây cũng là một yếu tố quan trọng, đặc biệt trong môi trường du lịch, khi tiếp xúc với nhiều du khách nước ngoài. Kỹ năng nói tiếng Anh đặc biệt quan trọng để tiến xa trong ngành du lịch.

  

Điều hành tour làm những công việc nào?

Không thể phủ nhận vai trò quan trọng của nhân viên điều hành tour trong việc đại diện cho hình ảnh của công ty du lịch. Họ có ảnh hưởng lớn đến ấn tượng của du khách với chuyến đi cũng như dịch vụ mà công ty cung cấp. Mặc dù công việc của họ có thể khác nhau tùy theo từng doanh nghiệp, nhưng một số nhiệm vụ chung thường bao gồm:

• Thực hiện giao dịch và đàm phán với khách hàng về quá trình tư vấn, đăng ký và ký kết hợp đồng du lịch.

• Thiết kế các tour du lịch và lên kế hoạch để tạo ra những trải nghiệm đáng nhớ nhất cho du khách trong chuyến đi.

• Tương tác trực tiếp với hướng dẫn viên du lịch để đảm bảo chuyến đi diễn ra theo kế hoạch đã định sẵn.

• Phối hợp với hướng dẫn viên du lịch và các bộ phận khác để điều chỉnh hoặc xử lý các vấn đề phát sinh trong chuyến đi.

• Nghiên cứu về đối thủ và các địa điểm du lịch để cung cấp dịch vụ tốt nhất cho du khách.

• Lập các báo cáo hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng quý để thông báo về hoạt động du lịch của công ty.

Điều hành tour bao gồm những quy trình nào?

Chuẩn bị tour

Việc chuẩn bị cẩn thận luôn là bước quan trọng nhất trước khi bắt đầu một chuyến đi. Để điều hành tour một cách chuyên nghiệp, cần phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Ngoài việc lập lịch trình rõ ràng, nhân viên cần thực hiện các công việc sau để thể hiện sự chuyên nghiệp:

• Chuẩn bị đầy đủ thủ tục và các giấy tờ liên quan.

• Lập danh sách bảo hiểm để đề phòng rủi ro và tránh những tình huống không mong muốn như tai nạn, thời tiết xấu, hoặc trễ chuyến bay.

• Lập các hợp đồng liên quan khác.

• Liên hệ cẩn thận với các bên cung cấp dịch vụ ăn uống, khách sạn, các điểm vui chơi giải trí,...

• Sắp xếp trước các điểm đón và trả khách.

• Chuẩn bị phương tiện đi lại với đầy đủ thông tin về thời gian di chuyển và số điện thoại liên hệ của hãng xe.

• Lập phiếu thanh toán tạm ứng, các chứng từ dịch vụ, và bảng xác nhận dịch vụ.

Thực hiện tour

Trong suốt quá trình tham quan, nhân viên điều hành cần luôn theo sát để xử lý mọi vấn đề liên quan và đảm bảo mọi công đoạn diễn ra hoàn hảo để phục vụ khách hàng tốt nhất có thể. Dưới đây là những điều mà các nhà điều hành tour du lịch cần chú ý:

• Kiểm tra kỹ tất cả các thông tin liên quan ít nhất 4 tiếng trước giờ khởi hành.

• Kiểm tra các thủ tục tạm ứng và chuẩn bị sẵn sàng.

• Làm việc chặt chẽ với hướng dẫn viên du lịch để đảm bảo sự suôn sẻ trong quá trình tham quan.

• Theo dõi tiến trình của chuyến tham quan và sẵn sàng hỗ trợ xử lý bất kỳ tình huống khẩn cấp nào phát sinh.

• Lên kế hoạch thay thế và sẵn sàng đối phó khi có bất kỳ sự cố nào xảy ra.

Tập hợp và báo cáo

Cuối cùng, người điều hành tour cần thực hiện các thủ tục thu và báo cáo cho cấp trên. Thường thì, nhân viên sẽ phải báo cáo về tình hình tài chính và mức độ hài lòng của du khách. Từ những đánh giá gần đây nhất, họ sẽ nhận được lời khuyên và hướng dẫn mới từ ban quản lý.

Sau khi kết thúc chuyến du lịch, nhân viên điều hành tour cần thực hiện các công việc sau:

• Lập bản tóm tắt chuyến đi, ghi chép lại những địa điểm đã đến và chi phí thực tế.

• Viết nhật ký du lịch để ghi lại các sự kiện và trải nghiệm trong chuyến đi.

• Thanh toán các khoản chi phí với phòng kế toán dựa trên bảng giá thành kê khai.

• Tạo bảng thu thập ý kiến từ du khách để đánh giá mức độ hài lòng và thu thập phản hồi để cải thiện dịch vụ trong tương lai.

Mức lương của điều hành tour ở Việt Nam

Thực tế, mức lương cơ bản của một điều hành tour hiện nay thường dao động khoảng từ 5 đến 7 triệu VNĐ mỗi tháng (đối với những người chưa có kinh nghiệm) và từ 8 đến 10 triệu VNĐ mỗi tháng (đối với những người có kinh nghiệm trên 2 năm).

Tuy nhiên, tổng thu nhập của một điều hành tour không chỉ bao gồm lương cơ bản mà còn bao gồm các khoản phụ cấp, hoa hồng, tiền tip từ khách hàng trong các chuyến đi tour, hoặc các khoản thưởng từ công ty, và nhiều khoản khác nữa. Tổng thu nhập này, sau khi tổng hợp, có thể đạt khoảng từ 18 đến 20 triệu VNĐ mỗi tháng.

• Tiền phụ cấp: thường bao gồm chi phí đi lại (xăng xe), điện thoại (dùng để tư vấn cho khách hàng), tiền ăn trưa, v.v.

• Hoa hồng: phụ thuộc vào số lượng khách hàng mà bạn đang quản lý và tỷ lệ phần trăm được quy định trong hợp đồng.

• Tiền tip: là số tiền mà khách hàng gửi thêm cho nhân viên điều hành tour. Tuy nhiên, nhân viên này thường ít nhận được tiền tip, vì họ thường không tham gia trực tiếp trong các chuyến đi tour mà thường làm việc tại văn phòng và hỗ trợ qua điện thoại, email, Zalo, Facebook, v.v.

• Tiền thưởng: phụ thuộc vào hiệu suất công việc hoặc đánh giá năng lực của công ty, để quyết định việc thưởng thêm ngoài lương cơ bản.

Tuy nhiên, mỗi doanh nghiệp sẽ có chế độ đãi ngộ và lương thưởng khác nhau, vì vậy, bạn nên thảo luận chi tiết về vấn đề này với nhà tuyển dụng trong quá trình phỏng vấn.

Từ những chia sẻ trên, mong rằng quý vị đã hiểu rõ hơn về bản chất của công việc điều hành tour cũng như các nhiệm vụ và kỹ năng cần thiết đối với một nhân viên trong ngành này. Hy vọng rằng thông qua thông tin này, quý vị sẽ có những quyết định sáng suốt và đúng đắn khi lựa chọn ngành nghề cũng như thực hiện công việc của mình một cách tốt nhất!