Theo đuổi xu hướng, các doanh nghiệp dần chuyển sang hình thức văn phòng ảo nhằm tiết kiệm chi phí thuê mặt bằng, nhân sự, và nhiều yếu tố khác. Tuy nhiên, không nhiều người thực sự hiểu rõ về những nguy cơ liên quan đến văn phòng ảo. Dưới đây, G OFFICE sẽ tổng hợp tất cả các rủi ro mà bạn có thể gặp phải khi thuê văn phòng ảo. Hãy cùng tìm hiểu ngay nhé!
Nhu cầu dịch vụ văn phòng ảo hiện nay
Theo dữ liệu tổng hợp từ Tổng cục Thống kê Việt Nam vào năm 2022, có 148,5 nghìn doanh nghiệp mới được đăng ký trên toàn quốc, với tổng số vốn đăng ký là 1.590,9 nghìn tỷ đồng, tăng 27,1% so với năm trước. Mặc dù số lượng doanh nghiệp tăng đáng kể, nhưng diện tích văn phòng cung cấp không có sự thay đổi.
Do đó, dẫn đến tình trạng khan hiếm về văn phòng trở nên nghiêm trọng. Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo được ra đời như một phương tiện giải quyết toàn bộ vấn đề mà các doanh nghiệp đang đối diện. Văn phòng ảo không chỉ giúp doanh nghiệp giải quyết vấn đề về không gian mà còn giúp tiết kiệm chi phí cho thiết kế nội thất, nhân sự, quản lý tòa nhà, và nhiều khía cạnh khác.
Thế nào là văn phòng ảo?
Văn phòng ảo, hay còn được gọi là văn phòng không có thực, hoặc "văn phòng 0m2", hiện vẫn chưa có một định nghĩa chính xác. Tuy nhiên, trong thực tế, thuật ngữ này có thể được hiểu là một văn phòng đại diện, một điểm giao dịch, nơi mà tất cả thông tin đều được chuyển tiếp về văn phòng chính của doanh nghiệp.
Trong thời đại hiện nay, việc sử dụng dịch vụ cho thuê văn phòng ảo đã trở nên rất phổ biến. Trong dịch vụ này, doanh nghiệp sẽ được cung cấp các gói dịch vụ toàn diện, bao gồm lễ tân, nhân viên trực điện thoại, phòng họp, phòng sinh hoạt chung, và các thiết bị văn phòng khác. Hình thức này thích hợp cho các doanh nghiệp nhỏ và cá nhân, đội nhóm muốn khởi đầu công việc kinh doanh mới.
Những rủi ro văn phòng ảo mà bạn cần
Dưới đây, G OFFICE sẽ tổng hợp mọi rủi ro liên quan đến việc thuê văn phòng ảo mà bạn cần chú ý để giảm thiểu khả năng gặp phải những tổn thất không mong muốn.
Vấn đề pháp lý
Pháp lý là một trong những rủi ro đầu tiên mà G OFFICE muốn đề cập đến. Hiện nay, luật pháp vẫn chưa có sự chỉ đạo cụ thể và bảo vệ cho các doanh nghiệp khi sử dụng văn phòng ảo làm trụ sở hoặc cơ sở kinh doanh. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp sẽ phải tự chịu trách nhiệm hoàn toàn về các vấn đề pháp lý, bao gồm cung cấp thông tin chính xác khi đăng ký trụ sở kinh doanh cũng như tất cả các tài liệu và thủ tục pháp lý liên quan.
Nếu bạn chọn một công ty cung cấp dịch vụ thuê văn phòng ảo mà còn non trẻ, chưa có kinh nghiệm trong việc xử lý các thủ tục và giấy tờ đăng ký kinh doanh, việc thành lập doanh nghiệp có thể trở nên rất tốn thời gian và gặp phải nhiều phiền toái. Do đó, G OFFICE đề xuất bạn nên nghiên cứu kỹ lưỡng và lựa chọn hợp tác với một đơn vị uy tín, có kinh nghiệm lâu năm để giảm thiểu khả năng gặp phải những rủi ro này.
Khó đảm bảo an toàn bảo mật thông tin
Với sự tiến bộ của Công nghệ 4.0, doanh nghiệp SME và startup có được nhiều cơ hội mới, song cũng đồng thời đối mặt với nhiều rủi ro tiềm ẩn. Trong số đó, việc tiết lộ thông tin và dữ liệu của doanh nghiệp là một vấn đề nổi bật. Rõ ràng, những hậu quả của việc này có thể gây ra tác động nghiêm trọng đối với hoạt động kinh doanh của bạn.
Dịch vụ không đạt chuẩn
Các đơn vị cung cấp dịch vụ thuê văn phòng ảo không chỉ cung cấp địa chỉ kinh doanh mà còn cung cấp các tiện ích khác như hỗ trợ đăng ký giấy phép kinh doanh, khu vực sinh hoạt cộng đồng, lễ tân chuyên nghiệp và nhiều hơn nữa. Do đó, việc chọn một đơn vị có địa chỉ ở trung tâm thành phố, mặt tiền hoặc vị trí đắc địa sẽ mang lại nhiều lợi ích. Điều này không chỉ giúp tăng độ nhận diện thương hiệu mà còn thuận tiện cho việc di chuyển và tìm kiếm của đối tác, khách hàng.
Tuy nhiên, vị trí như vậy thường thu hút nhiều doanh nghiệp khác thuê, làm tăng nhu cầu sử dụng không gian chung. Trong trường hợp nhiều người cùng muốn sử dụng không gian, có thể gây ra tình trạng không đủ không gian, gây khó chịu cho nhiều bên. Do đó, khi chọn đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng ảo, bạn nên làm rõ vấn đề này để đảm bảo tiến độ công việc không bị gián đoạn.
Bộ phận lễ tân gặp sự cố với việc mất bưu phẩm, thư từ
Khi ghé thăm bất kỳ doanh nghiệp nào, lễ tân thường là điểm đầu tiên mà khách hàng, đối tác hoặc nhân viên tiếp xúc. Lễ tân đóng vai trò như một biểu tượng đại diện cho thương hiệu của doanh nghiệp, góp phần tạo ấn tượng ban đầu cho khách hàng. Mọi hành động, cử chỉ từ phía lễ tân đều có thể ảnh hưởng đến hình ảnh của doanh nghiệp. Trong trường hợp thuê văn phòng ảo, khi phần lớn thời gian doanh nghiệp không có mặt tại văn phòng, bộ phận lễ tân sẽ đảm nhận việc quản lý và tiếp nhận thư từ, bưu kiện cũng như đón tiếp các đối tác.
Tuy nhiên, tại các đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng ảo chất lượng kém, việc không có quy trình đào tạo chuyên nghiệp cho bộ phận lễ tân có thể dẫn đến sự thiếu chuyên nghiệp trong lời nói, hành động và cử chỉ của họ. Khi bộ phận lễ tân không đạt chuẩn, điều này có thể gây ảnh hưởng xấu đến lòng tin và cảm tình của đối tác và khách hàng đối với doanh nghiệp. Hơn nữa, sự thiếu chuyên nghiệp trong quá trình đào tạo cũng dẫn đến việc xử lý các vấn đề liên quan đến bưu kiện và văn bản mất thời gian hơn bình thường, có thể gây ra những hậu quả tiêu cực như mất hợp đồng cho doanh nghiệp.
Chi phí vượt quá so với mức giá thị trường
Tất cả các yếu tố như bộ phận lễ tân, bộ phận chăm sóc khách hàng, không gian làm việc và trang thiết bị máy móc là quan trọng để đánh giá xem chi phí bỏ ra có xứng đáng với dịch vụ nhận được hay không. Tuy nhiên, hiện nay có một số văn phòng đề xuất giá cao nhưng lại không đảm bảo chất lượng dịch vụ như cam kết ban đầu. Do đó, khi thuê bất kỳ dịch vụ nào, bạn cần:
Thực hiện khảo sát giá thị trường để tránh rủi ro bị "hớ giá".
Đến trực tiếp văn phòng để kiểm tra cơ sở vật chất và chất lượng dịch vụ.
Nếu bạn đang tìm kiếm đơn vị cung cấp dịch vụ với mức giá hợp lý và chất lượng tốt, hãy xem xét G OFFICE. Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo lâu năm tại Hồ Chí Minh.
Tình trạng hợp đồng thiếu rõ ràng và không rành mạch
Rủi ro về hợp đồng là vấn đề cuối cùng mà G OFFICE muốn đề cập đến. Với các đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng ảo không đáng tin cậy, thường xuyên xuất hiện các điều khoản không minh bạch hoặc mơ hồ trong hợp đồng. Điều này có thể dẫn đến tình huống khi có vấn đề xảy ra mà không được quy định trong hợp đồng, doanh nghiệp của bạn sẽ phải chịu trách nhiệm toàn bộ. Hoặc trong trường hợp đơn vị cung cấp dịch vụ phá sản trước khi hợp đồng kết thúc, tất cả các quyền lợi của doanh nghiệp sẽ không được bảo đảm.
Dưới đây là toàn bộ thông tin chi tiết về các rủi ro của văn phòng ảo và các vấn đề liên quan mà chúng tôi có thể chia sẻ với bạn. Chúng tôi hy vọng rằng thông tin này đã giải đáp được mọi thắc mắc của bạn. Nếu bạn đang quan tâm đến việc sử dụng văn phòng ảo tại Thành phố Hồ Chí Minh, vui lòng liên hệ với G OFFICE. Chúng tôi sẽ sẵn lòng hỗ trợ bạn.
Nhận xét
Đăng nhận xét